Tälle sivulle on koottu ulkomaan työelämässä oppimis- tai opiskelujakson lomakkeet ja käytännön toimenpiteet. Opiskelija huolehtii omalta osaltaan valmisteluista, asiakirjojen täyttämisestä ja niiden palauttamisesta yhteistyössä kv-vastaavan ja ohjaavan opettajan kanssa.
Valmistelujen etenemistä seurataan opiskelijan tarkastuslistan avulla. Listan voi tulostaa tai tallentaa sähköisesti täytettäväksi. Tarkemmat toimintaohjeet löytyvät tältä sivulta.
Ohjeet koskevat opiskelijoiden yksilövaihtoja eli ulkomailla toteutettavia työelämässä oppimisen jaksoja ja opiskelujaksoja. Ryhmäliikkuvuuksista ohjeistetaan erikseen.
Hakeminen
Vaihtoon haetaan Wilmassa: Hakemukset ja päätökset → Tee uusi hakemus → Kansainvälinen opiskelijavaihtohakemus.
Yksilövaihtojen vuosittaiset hakuajat päättyvät:
- 30.3.
- 15.10.
Vaihtoon hakeutumista tulee harkita huolellisesti. Hakemalla opiskelija sitoutuu osallistumaan valmisteluihin ja toteuttamaan sovitun vaihtojakson. Kun järjestelyt aloitetaan vastaanottavan organisaation kanssa, myös kumppani varaa aikaa ja resursseja vaihtoon. Matka- ja majoitusvarauksista voi syntyä kustannuksia jo ennen lähtöä.
Jos opiskelijan tilanne muuttuu tai lähtö vaarantuu, hänen tulee ottaa heti yhteyttä kv-vastaavaan ennen uusien varausten tekemistä. Mahdolliset peruutuskulut ja niiden maksuvastuu selvitetään tapauskohtaisesti.
Valmennukseen osallistuvat vain vaihtoon jo valitut opiskelijat. Maaliskuun haussa hakeneet osallistuvat saman vuoden syyskuun Going Abroad -valmennukseen ja lokakuun haussa hakeneet seuraavan tammikuun valmennukseen. Yksilövaihtoon lähtevien tulee suorittaa valmennus 3–5 kuukautta ennen vaihtojakson alkua. Lisätietoa on Vaihtoon valmistautuminen ja valmennus -sivulla.
Ryhmäliikkuvuuksien hakuajoista ja valmennuksesta ilmoittavat ryhmän opettajat.
Taloudellista lisätukea tarvitseva opiskelija voi selvittää tuen hakemisen edellytykset kv-vastaavan kanssa. Lisätukea haetaan Wilman vaihtohakemuksen lisäksi erillisellä hakemuksella, joka toimitetaan kv-koordinaattorille osoitteeseen tanja.hacklin[at]hyria.fi.
Ennen lähtöä – vaihtojakson asiakirjat (palkaton työssäoppiminen)
- Erasmus+ -rahoitussopimus
Opiskelija täyttää rahoitussopimuksen yhdessä kv-vastaavan kanssa, kun matkapäivät sekä työelämässä oppimis- tai opiskelujakson päivämäärät ovat varmistuneet. Sopimus toimitetaan kv-koordinaattorille tarkistettavaksi. Kv-koordinaattori lähettää sopimuksen opiskelijalle sähköisesti allekirjoitettavaksi Visma Signin kautta.
2. Training/Learning Agreement
Kv-vastaava laatii vaihtojakson oppimista koskevan sopimuksen Wilmassa yhdessä ohjaavan ammatillisen opettajan kanssa. Sisältö sovitaan opiskelijan ja vastaanottavan organisaation kanssa. Sopimukseen kirjataan muun muassa oppimistavoitteet, jakson ajankohta ja kesto, työ- tai opiskeluajat sekä ohjauksen ja arvioinnin järjestäminen.
Sopimuksen osapuolet allekirjoittavat sopimuksen ennen jakson alkua. Jos järjestelyissä käytetään välittävää organisaatiota, myös sen edustaja allekirjoittaa sopimuksen. Allekirjoitetusta sopimuksesta riittää skannattu kopio.
Lyhyillä EMEU-jaksoilla ja ryhmäliikkuvuuksissa voidaan käyttää erillistä Learning Agreement -lomaketta. Oppisopimusopiskelijan tarvittavat sopimukset ja lomakkeet selvitetään erikseen sen mukaan, miten kotimainen oppisopimus järjestetään ulkomaanjakson ajaksi.
3. Arviointilomakkeet ja mahdolliset näytöt
Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen -tutkinnon osaa suorittava opiskelija täyttää arviointilomakkeen perustiedot tietokoneella, tallentaa lomakkeen ja tulostaa sen mukaan vaihtojaksolle. Jakson lopussa opiskelija kirjaa lomakkeeseen tekemänsä työtehtävät ja käy ne läpi vastaanottavan ohjaajan kanssa. Tämän jälkeen lomakkeeseen täydennetään arviointi ja tarvittavat allekirjoitukset.
Jos opiskelija suorittaa ulkomailla myös muun ammatillisen tutkinnon osan näytön, ohjaava opettaja sopii ennen lähtöä näyttötehtävistä, arviointikriteereistä ja arvioinnin toteuttamisesta. Opiskelija täyttää mahdollisten arviointilomakkeiden perustiedot etukäteen ja ottaa lomakkeet mukaan.
4. Työajanseurantataulukko
Opiskelija tallentaa työajanseurantataulukon ja täyttää sen perustiedot ennen lähtöä. Työ- tai opiskeluajat sovitaan Training/Learning Agreementissa, ja toteutuneet tunnit kirjataan taulukkoon vaihtojakson aikana. Vastaanottava ohjaaja tai opettaja vahvistaa tiedot allekirjoituksellaan jakson lopussa.
5. Työ- tai osallistumistodistus
Kv-koordinaattori valmistelee opiskelijalle työtodistuksen tai osallistumistodistuksen pohjan. Työtodistusta (Job Certificate) käytetään työelämässä oppimisjaksolla ja osallistumistodistusta (Certificate of Participation) oppilaitoksessa suoritettavalla opiskelujaksolla.
Todistus on keskeinen asiakirja Erasmus+-vaihtojakson toteutumisen ja sen aikana hankitun osaamisen todentamisessa. Opiskelija ottaa todistuspohjan mukaan ja esittelee sen vastaanottavalle ohjaajalle heti jakson alussa, jotta todistuksen täyttämiseen ja allekirjoittamiseen osataan varautua.
Jakson lopussa opiskelija ja vastaanottava ohjaaja tarkistavat todistuksen tiedot, toteutuneet työskentely- tai opiskelupäivät sekä kuvauksen työtehtävistä tai opintojen sisällöstä. Todistukseen alustavasti kirjatut oppimistulokset tarkennetaan vastaamaan jakson aikana hankittua osaamista.
Vastaanottavan organisaation edustaja ja opiskelija allekirjoittavat täydennetyn todistuksen ennen opiskelijan kotiinpaluuta. Opiskelijan vastuulla on varmistaa, että todistuksen kaikki tarvittavat kohdat on täytetty ja allekirjoitukset ovat mukana.
Alkuperäinen todistus jää opiskelijalle, ja siitä toimitetaan kopio Hyrialle vaihtojakson jälkeen. Todistus kannattaa säilyttää myös myöhempää työnhakua varten, sillä sen avulla opiskelija voi osoittaa ulkomailla hankkimaansa kokemusta ja osaamista.
6. Vaihtoblogi
Kv-koordinaattori luo opiskelijalle Microsoft Sway -blogipohjan ja antaa siihen muokkausoikeudet. Opiskelija varmistaa ennen lähtöä, että blogi avautuu ja sen muokkaaminen onnistuu. Ohjeita, ideoita ja vinkkejä blogin kirjoittamiseen löytyy valmennusmateriaalin Blogiohjeet-sähköisestä kirjasta. Blogia voi jakaa luettavaksi myös lähipiirille.
Ennen lähtöä – muut valmistelut
7. Matkustusasiakirjat ja luvat
Opiskelija varmistaa, että hänellä on kohdemaahan ja matkareitille hyväksyttävä matkustusasiakirja eli passi tai matkustamiseen hyväksytty henkilökortti. Asiakirjan tulee olla voimassa kohdemaan vaatimusten mukaisesti. Asiakirjasta tallennetaan kopio turvalliseen paikkaan, josta se on tarvittaessa saatavilla.
Opiskelija vastaa itse tarvittavien viisumi-, työ- ja oleskelulupien selvittämisestä ja hakemisesta sekä kohdemaassa tehtävistä ilmoituksista ja rekisteröinneistä. Ajantasaiset vaatimukset, hakuohjeet ja käsittelyajat tarkistetaan kohdemaan edustustosta eli suurlähetystöstä tai konsulaatista hyvissä ajoin ennen sitovien varausten tekemistä.
8. OLS-kielitesti
Opiskelija tekee englannin kielen OLS-kielitestin (English Placement Test) EU Academyssa Going Abroad -valmennusmateriaalin ohjeiden mukaisesti ja tallentaa todistuksen testin suorittamisesta. Kielitaitoa voi kehittää myös alustan maksuttomilla kielikursseilla.
9. Kelan tuet ja opiskelutodistukset
Opiskelija selvittää hyvissä ajoin Kelasta oikeutensa opintotukeen ja opintotuen asumislisään vaihtojakson aikana sekä tekee tarvittavan hakemuksen tai muutosilmoituksen Kelan ohjeiden mukaisesti. Lisätietoa löytyy Kelan opintotukea ja ulkomailla opiskelua käsitteleviltä sivuilta.
Opiskelija pyytää kv-vastaavalta tai opintotoimistosta tarvittavan todistuksen siitä, että ulkomaanjakso kuuluu tutkintoon. Todistukseen merkitään kohdekaupunki ja maa, jakson alku- ja loppupäivämäärät sekä opintojen laajuus osaamispisteinä. Jos jakso toteutuu kesällä ja opiskelija hakee kesäopintotukea, hän pyytää lisäksi tarvittavan selvityksen kesäopinnoista.
Työvoimakoulutuksessa tai työttömyysetuudella opiskeleva selvittää ulkomaanjakson vaikutukset omaan tilanteeseensa oman työllisyyspalvelunsa ja etuuden maksajan kanssa ennen lähtöä.
10. Eurooppalainen sairaanhoitokortti
Opiskelija selvittää Kelan ohjeista eurooppalaisen sairaanhoitokortin saamisen edellytykset ja käyttöalueen sekä hankkii kortin sitä edellyttävälle vaihtojaksolle hyvissä ajoin ennen lähtöä.
11. Rokotukset ja terveystodistukset
Opiskelija ottaa hyvissä ajoin yhteyttä oppilaitoksen terveydenhoitajaan ja selvittää tarvittavat rokotukset ja todistukset. Terveys- ja maatalousalan opiskelijat pyytävät lisäksi todistuksen voimassa olevista rokotuksistaan.
12. Ateriatuki
Jos vaihtojaksolla ei ole maksutonta ruokailua ja opiskelija on oikeutettu ateriatukeen, hän täyttää ateriatukihakemuksen Wilmassa ennen jakson alkua. Tuki on 4 euroa päivältä, ja sitä maksetaan viideltä arkipäivältä viikossa. Ateriatuki maksetaan poikkeuksellisesti ennen vaihtojakson alkua.
13. Vakuutustodistus
Opiskelija varmistaa, että mukana on Hyrian kv-koordinaattorin allekirjoittama englanninkielinen vakuutustodistus. Vakuutusnumerot löytyvät todistuksesta, Training/Learning Agreementista sekä Vakuutukset -sivulta.
Yhdysvaltoihin ja Kanadaan suuntautuvien jaksojen vakuutukset järjestetään erikseen. Myös HBI:n opiskelijoiden vakuutusturva selvitetään erikseen.
14. Liikkuvuustietolomake
Opiskelija täyttää sähköisen liikkuvuustietolomakkeen, kun matkapäivät ovat varmistuneet.
15. Matkustusilmoitus
Opiskelija tekee ennen lähtöä matkustusilmoituksen ulkoministeriön palvelussa.
16. Mahdollinen rikosrekisteriote
Opiskelija selvittää kv-vastaavan kanssa, tarvitaanko vaihtopaikassa rikosrekisteriotetta. Jos ote tarvitaan, sen tilaaminen hoidetaan hyvissä ajoin Oikeusrekisterikeskuksen ohjeiden mukaisesti.
17. Vähäpäästöinen matkustaminen
Vähäpäästöisesti (maata pitkin) matkustava opiskelija täyttää vihreän matkustamisen vakuuden ja toimittaa siitä kopion kv-koordinaattorille.
Vastaanottavalle organisaatiolle mukaan otettavat asiakirjat
Opiskelija perehtyy asiakirjoihin ennen lähtöä, tulostaa ne mukaan vaihtojaksolle ja säilyttää niistä myös sähköiset kopiot. Työpaikkaohjaajalle tai vastaanottavan oppilaitoksen edustajalle toimitetaan:
- Oman tutkinnon englanninkielinen tutkintotodistuksen liite.
- Vaihtojaksolla suoritettavan tutkinnon osan kuvaus ja arviointikriteerit ePerusteista. Opiskelija etsii omissa opinnoissaan noudatettavat tutkinnon perusteet ja ottaa tarvittaessa hakusuodattimista käyttöön myös ”Siirtymäajalla”-valinnan. Oikeat tutkinnon perusteet varmistetaan ohjaavalta opettajalta. Jos aineistoa ei ole saatavilla englanniksi, opiskelija kääntää sen tekoälyn tai käännösohjelman avulla. Käännöksen sisällön ja ammatillisten termien oikeellisuus tarkistetaan yhdessä ohjaavan opettajan kanssa.
- Ansioluettelo (CV) ja motivaatiokirje (Motivation Letter).
- Vastaanottavan organisaation ja työpaikkaohjaajan ohjeistus (Guidance for Host Organisations and Job Supervisors), johon on merkitty ohjaavan opettajan ja kv-vastaavan yhteystiedot.
- Allekirjoitettu Training/Learning Agreement.
- Vaihtojaksolla tarvittavat arviointilomakkeet.
- Työajanseurantataulukko.
- Työ- tai osallistumistodistuksen pohja.
- Kv-koordinaattorin allekirjoittama englanninkielinen vakuutustodistus.
Vaihtojakson alussa
Opiskelija varmistaa heti jakson alussa, että vastaanottavalla ohjaajalla on tarvittavat asiakirjat. Asiakirjat otetaan mukaan myös silloin, kun ne on lähetetty vastaanottavalle organisaatiolle etukäteen.
Opiskelija käy ohjaajan kanssa läpi Training/Learning Agreementiin kirjatut oppimistavoitteet, työtehtävät, työ- tai opiskeluajat sekä ohjauksen ja arvioinnin järjestelyt. Sopimuksen tulee olla allekirjoitettu ennen jakson alkua. Mahdollisista puutteista ilmoitetaan heti kv-vastaavalle.
Samalla tutustutaan arviointilomakkeisiin, työajanseurantataulukkoon sekä työ- tai osallistumistodistukseen. Vastaanottavan ohjaajan kanssa sovitaan, milloin asiakirjat täydennetään ja allekirjoitetaan ennen opiskelijan kotiinpaluuta.
Ennen kotiinpaluuta
Opiskelija tarkistaa, että kaikki tarvittavat asiakirjat on täytetty asianmukaisesti ja allekirjoitettu:
- Training/Learning Agreement
- Kansainvälisessä työympäristössä toimiminen -tutkinnon osan arviointilomake, jos tutkinnon osa suoritetaan. Keskeisimmät työtehtävät on lisätty lomakkeeseen.
- muiden tutkinnon osien arviointilomakkeet, jos niiden käytöstä on sovittu
- työajanseurantataulukko
- työtodistus tai osallistumistodistus.
Arviointilomakkeisiin kirjataan toteutuneet työtehtävät ja sovittu arviointi. Työ- tai osallistumistodistuksesta tarkistetaan jakson toteutuneet päivämäärät, tehtävien tai opintojen kuvaus sekä oppimistulosten paikkansapitävyys. Opiskelija huolehtii myös omista allekirjoituksistaan niissä asiakirjoissa, joissa niitä edellytetään.
Puuttuvat tiedot ja allekirjoitukset tulee hankkia ennen kotiinpaluuta. Jos jonkin asiakirjan saamisessa on ongelmia, opiskelija ottaa yhteyttä kv-vastaavaan jo kohdemaassa ollessaan.
Vaihtojakson jälkeen
Asiakirjojen palauttaminen ja palautekeskustelu
Opiskelija sopii kv-vastaavan kanssa palautekeskustelun ja toimittaa kaikki vaihtojaksoon liittyvät täytetyt ja allekirjoitetut asiakirjat: Training/Learning Agreementin, sovitut arviointilomakkeet, työajanseurantataulukon sekä kopion työ- tai osallistumistodistuksesta.
Alkuperäinen työtodistus (Job Certificate) tai osallistumistodistus (Certificate of Participation) jää opiskelijalle. Jos jokin asiakirja puuttuu, opiskelija sopii kv-vastaavan kanssa sen täydentämisestä ja tarvittavista lisäselvityksistä.
Vaihtoblogin viimeistely
Opiskelija viimeistelee vaihtoblogin ja ilmoittaa sen valmistumisesta kv-koordinaattori Tanja Hacklinille osoitteeseen tanja.hacklin[at]hyria.fi.
Jos opiskelija ei halua blogiaan julkaistavan Hyrian kotisivuilla, hän lisää blogin otsikon perään merkinnän ”yksityinen”.
Vapaaehtoinen OLS-kielitesti
Opiskelija voi halutessaan tehdä OLS-kielitestin uudelleen vaihtojakson jälkeen ja verrata tulosta ennen vaihtoa tehtyyn testiin. Opiskelija kirjautuu EU Academyyn aiemmin luomallaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä hakee testin nimellä English Placement Test. Testin suorittamisen jälkeen opiskelija tallentaa siitä todistuksen.
Erasmus+ -palautelomake
Vaihtojakson päätyttyä opiskelija saa sähköpostiinsa kutsun Erasmus+-palautelomakkeen täyttämiseen. Viestin otsikko on ”Erasmus+ participant survey” ja lähettäjän osoite on EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu. Jos viestiä ei löydy, opiskelija tarkistaa myös roskapostikansion.
Palautelomake on osa Erasmus+-ohjelman seurantaa. Opiskelija täyttää lomakkeen huolellisesti sähköpostikutsussa ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Lomake on englanninkielinen, mutta avoimiin kysymyksiin voi vastata suomeksi. Vastaamisen tukena voi käyttää kysymysten suomennosta.